00:00:00: Hallo und ganz herzlich willkommen zu einer neuen Podcast Folge von und mit mir Benjamin Fleur.

00:00:06: Schön, dass du dabei bist!

00:00:09: Ich weiß gar nicht ob Du es weißt.

00:00:10: ich hatte über zehn Jahre lang einen anderen Podcast zum Thema Zeitmanagement.

00:00:17: der ist jetzt ja so grob anderthalb Jahre in Rente aber die Folgen sind alle noch da und Du kannst dir anhören.

00:00:25: Du musst jetzt nicht direkt wechseln sondern kannst du es ja auch nach dieser Folge noch machen und dir die spannendsten Folgen für dich raussuchen, denn ich komme so ein bisschen zurück zu einem alten Thema.

00:00:36: Nein!

00:00:37: Ich komme sogar ziemlich zurück zum alten Thema nämlich Minimalismus im Kalender.

00:00:44: Minimalismus ist ja mehr als nur leere Wohnungen und tolle Insta-Fotos ironisch auf, sondern es geht darum bewusst zu gucken wofür investiere ich mein Geld meine Zeit meine Energie?

00:00:57: Auf was möchte ich mich konzentrieren?

00:00:59: Wie möchte ich

00:01:00: leben?".

00:01:01: Zu diesen Fragen war die vorletzte Folge schon.

00:01:05: Und heute geht es eben konkret darum, wie möchte ich eigentlich meine Zeit einsetzen?

00:01:10: Vielleicht kennst du das Gefühl, dein Kalender ist komplett voll und trotzdem hast du das Gefühlen nichts wirklich Wichtiges geschafft zu haben!

00:01:19: So sah das auch lange bei mir aus.

00:01:22: Termine, Meetings, Verabredungen, To-dos... Alles schön ordentlich im Kalender.

00:01:29: Und trotzdem war ich abends erschöpft und hatte das Gefühl, der Tag ist einfach an mir vorbeigelaufen... ...und dann habe ich gemerkt mein Problem war nicht Zeit!

00:01:41: Mein Problem war ein überfüllter Kalender.

00:01:45: Also hab' ich angefangen Radikal zu streichen.

00:01:48: Nicht alles Aber die Dinge, die meinen Alltag unnötig kompliziert machen.

00:01:54: In dieser Folge erzähle ich dir drei Dinge die aus dem Kalender gestrichen gehören und warum dein Alltag dann deutlich entspannter sein kann.

00:02:06: Das oben war nicht nur meine Erfahrung, das was ich gerade erzählt habe nämlich sondern auch die Erfahrungen vieler Kunden mit denen Ich arbeite mit denen ich in eins zu eins Trainings Auch heute noch am Zeitmanagement Arbeiter Und ich lasse mir gerne am Anfang den kalender zeigen und manchmal sind das überfüllte Dinge schön bunt Aber eine Farbe fehlt, nämlich weiß.

00:02:33: Oder je nach Computereinstellung schwarz.

00:02:36: auf jeden Fall fehlt Platz wo einfach nichts geplant ist.

00:02:40: Sie sind so sehr darauf besessen ihre Zeit zu optimieren dass sie versuchen alles zu planen und dadurch in eine Überplanung kommen Und keine zeit mehr haben für spontane dinge zum erholen Für ihre familien ihre freunde und vor allem auch sich selbst.

00:03:03: Die oben genannten Punkte, also das was ich gerade über mich und Kunden erzählt habe, kann viel verändern und zwar im Arbeitsalltag und privat.

00:03:14: Und jetzt lass uns mal reingucken, was sind die drei Dinge, die ich dir für heute mit an die Hand geben möchte?

00:03:21: Als erstes verabschiede dich aus allen Meetings treffen Sitzungen, die kein klares Ziel haben.

00:03:36: Viele Meetings, die heutzutage stattfinden könnten auch einfach eine Info-Nachricht von demjenigen, der spricht sein.

00:03:44: Und viele Punkte in Sitzungen sind mehr Informationspunkte.

00:03:49: Das gilt sowohl im beruflichen wie auch vielleicht in deinem ehrenamtlichen Kontext und ich höre das von vielen Menschen aus Fahrgemeinderäten, Kirchenvorständen.

00:04:00: Wenn sie nicht vernünftig vorbereitet sind diese Sitzung dann sind sie ineffektiv keine Agenda, kein klares Ziel und am Ende geht man raus und denkt, das hätte ich auch in fünf Minuten lesen können.

00:04:14: Deshalb gewöhne dir eine einfache Regel an.

00:04:17: Gehen nur zu Meetings!

00:04:20: Wenn dir klar ist was ist das Ziel dieses Meetings?

00:04:25: Natürlich gibt es sinnvolle Meetings jetzt im Krankenhaus.

00:04:28: Alltag einmal die Woche die Palliativkonferenz wo wir mit allen Fachrichtungen die auf der Station aktiv sind auf die Patienten schauen.

00:04:37: Jede Übergabe von einer Schicht zu anderen total sinnvoll.

00:04:42: Aber es gibt eben diese Anderen und da würde ich dir ganz klar raten, versuche die Sachen sonst asynchron zu klären also statt sich zu treffen eine Mail zu schreiben oder kurz zu telefonieren Und ganz wichtig Arbeit den sich in dem Maße aus wie Zeit dafür zur Verfügung steht.

00:05:04: das heißt setzt du ein Meeting für zwei Stunden an oder es wird angesetzt, wird es erstaunlicherweise auch zwei Stunden dauern.

00:05:14: Wird das gleiche Treffen mit dem gleichen Tagesordnung auf eine Stunde angesetzt?

00:05:22: Dann wird auch in der Zeit alles besprochen weil alle fokussierter sind und unwichtige Dinge weggelassen werden und man sogar schneller zu Entscheidungen kommt die dadurch nicht schlechter sind.

00:05:41: Kommen wir zum Punkt zwei und der wird wahrscheinlich den größten Input auf deinen Alltag haben.

00:05:48: Und irgendwie ist ja ganz logisch aus dem was ich im Intro schon gesagt habe, denn die Regel heißt den Kalender nicht mehr komplett voll planen Freie Lücken so ist der Impuls wollen gefüllt werden da passt doch noch ein Termin rein Da kann ich eine To-Do hinschieben!

00:06:08: Da kann Ich doch noch etwas mit XY machen.

00:06:12: Solche Kalender, die sehen unglaublich produktiv aus.

00:06:16: Aber der Tag fühlt sich chaotisch an!

00:06:20: Ein voller Kalender das ist keine Planung Das ist geplante Überforderungen im Voraus und deshalb setzt ihr eine ganz einfache Regel habe eine maximale Tageskapazität Und das kann und muss natürlich eine ganz individuelle Zahl sein Weil es hängt ja davon ab, wie dein Alltag aussieht.

00:06:51: Grobe Faustregel versuche nicht mehr als sechszig Prozent deiner Arbeitszeit und sechzig Prozent Deiner Freizeit wichtig das getrennt voneinander zu betrachten Zu verplanen.

00:07:06: Wie gesagt zehn Jahre Zeitmanagement Podcast haben was mit mir gemacht Und ich bin dadurch deutlich krasser.

00:07:13: aber ich möchte betonen Das lässt auch mein jetziger Job zu, weil vieles ungeplant ist.

00:07:19: Viele Begegnungen im Krankenhaus ich vorher gar nicht erahnen kann Notfälle die reinkommen von denen ich nichts weiß.

00:07:27: Richtig planen kann ich eigentlich nur Die Mitarbeiter-Sprechstunden und die Palliativkonferenz Und den Austausch mit meinen Kollegen in der Seelsorge.

00:07:40: Deswegen habe Ich für mich definiert zwei Termine pro Tag und auch nicht irgendwie zehn To-dos oder so, sondern eine wirklich wichtige Aufgabe pro Tag.

00:07:57: Da kannst du jetzt sagen ach der hat doch nicht mehr alle das funktioniert bei mir.

00:08:01: Das ist ja das was ich dir vorher gesagt habe.

00:08:04: aber Ich kann mal eben hier live Recherche in meiner to do Liste Und die auch sagen dass liegt daran Dass ich im ganzen Jahr Punkt heute noch neunzehn Tudus habe.

00:08:22: Und da ist auch sowas wie ein Termin bei einem Arztverein bahnen Irgendwann neuen Feuerlöscher kaufen irgendwann, weil er dann halt erst sein Fälligkeitsdatum hat Alles mit drinnen.

00:08:36: das wird bei dir ganz anders aussehen und es ist okay.

00:08:40: Aber ich hätte Lust darauf mit ihr gemeinsam vielleicht zu gucken Wie können wir das auch bei dir runterkriegen?

00:08:46: Welche To-do's sind wirklich wichtig, was musst du wirklich tun.

00:08:49: Wenn du da auch Lust drauf hast dann schreib mir eine E-Mail an.

00:08:53: Zeitmanagement at benjaminfleur.com.

00:08:56: Dann bekommst du von mir einen Link mit einem Termintool und wir gucken wann wir uns treffen können um zu gucken wie steht es in deinem Zeitmanagement und wie kann ich dich unterstützen.

00:09:08: Aber jetzt zurück zum Thema.

00:09:11: Das klingt natürlich extrem wenig, was ich dir gerade gesagt habe.

00:09:15: Aber genau das ist der Punkt!

00:09:18: Denn der Tag fühlt sich plötzlich machbar an und es werden immer spontan Dinge passieren nicht nur beim hier in der Seelsorge sondern natürlich auch bei dir im Beruf Kollegen die eine Frage haben Kunden die sofort Hilfe brauchen.

00:09:34: ein Kind wird krank Wenn du keinerlei Puffer hast dann bringt ja jede Störung Dein kompletten Alltag durcheinander.

00:09:45: Deswegen ist es so wichtig diesen White Space im Kalender zu haben.

00:09:52: Außerdem gehst du mit einem ganz anderen Gefühl in den Tag, Du bist entspannter!

00:09:59: Du arbeitest eine Sache wirklich konzentriert ab statt an fünf gleichzeitig ein bisschen und dann mache ich das irgendwann mal fertig.

00:10:09: Wenn du das ausprobieren möchtest dann stell dir einfach diese Frage Wie viele Termine und Aufgaben passen wirklich in einen guten tag?

00:10:20: nicht denn ein perfekten sondern in einen soliden realistischen Alltag?

00:10:28: und dann plane danach.

00:10:30: du musst das jetzt nicht direkt für immer ändern aber setz dich heute hin und sortier nur diese woche aus.

00:10:36: verschiebt der mina auf nächste woche verschieb to dos auf nächstewoche oder streiche sie ganz und guck mal was das mit deiner arbeitsmotivation und mit deinem Output während der Arbeit.

00:10:49: So macht!

00:10:52: Mein dritter Tipp ist, schau dir deine sozialen Verpflichtungen an.

00:10:56: dazu eignet sich auch mal in den Kalender zu gucken.

00:11:01: oft sagt man ja obwohl man eigentlich nein meint.

00:11:04: ein Treffen hier einen Event dort noch eine Verabredung am Wochenende nicht weil man es unbedingt will sondern weil's ja höflich isst Ja zu sagen.

00:11:14: wenn jemand fragt.

00:11:16: aber was dadurch verloren geht ist die Spontanität.

00:11:20: Ich liebe es, wenn ich letztens nach Hause komme.

00:11:23: die Nachbarn sitzen mit ihren Kindern am Lagerfeuer und sie rufen genau ein Wort drüber als Frage.

00:11:30: Bier?

00:11:32: Und wir gucken uns an wissen wir haben Zeit und sagen gerne!

00:11:36: Wir gehen drüber und haben einen schönen gemeinsamen Abend.

00:11:40: Nach und nach holt man spontan noch was zu essen dazu.

00:11:43: für all das hätte ich gar keine zeit wenn ich es planen würde.

00:11:48: deswegen versuchen wir mindestens einen Nachmittag die Woche und das ist ein festgelegter Nachmittach frei zu halten.

00:11:56: Da kann man sich spontan als Familie verabreden, wir können aber auch als Familie einfach was gemeinsam ganz ohne anderen tun.

00:12:05: Stell dir öfter einfach die Frage habe ich wirklich Lust darauf oder sage ich gerade nur aus Gewohnheit ja?

00:12:12: Und wenn die Antwort nach der Lust nein ist dann sag ab!

00:12:19: Dann sag Von mir aus freundlich ab, diese Woche passt es mir leider nicht.

00:12:24: Gerade kriege ich das nicht rein!

00:12:26: Freundlich ehrlich ohne lange Ausreden auf den Punkt.

00:12:32: und das Überraschende ist die meisten Menschen verstehen das.

00:12:37: Und weißt du warum sie's verstehen?

00:12:40: Weil Sie es auch von sich erkennen und weil sie vielleicht sogar froh darüber sind auch ein bisschen mehr Zeit in ihrer Woche zu haben.

00:12:50: Das heißt nicht Du sollst alle sozialen Verbindungen kappen natürlich nicht.

00:12:55: Aber mach mal das, was ich meiner Tochter letztens empfohlen habe.

00:12:58: Setz dich hin und frag dich wirklich.

00:13:00: wer sind die Menschen mit denen ich die meiste Zeit verbringen möchte?

00:13:05: Und bevor du nicht Verabredungen mit ihnen stehen hast nimm doch keine mit anderen an.

00:13:14: Minimalismus im Zeitmanagement bedeutet sich genau zu überlegen Mit wem möchte Ich meine zeit verbringen?

00:13:26: Weniger treffen aus Pflichtgefühl mehr Zeit mit Menschen, auf die ich mich wirklich freue.

00:13:32: Wenn ich meinen Kalender anschaue dann sieht er oft ziemlich leer aus und jede Woche wenn ich im Café sitze und meine nächste Woche plane Dann gehe ich meine Regeln alle durch Und sortiere radikal aus.

00:13:49: Verschiebe sage ab.

00:13:54: Ich streiche heute konsequent einen komplett überfüllten kalender Sitzungen, deren Ziel mir nicht klar ist.

00:14:02: Soziale Verpflichtung, die sich mehr nach Pflicht als nach Freude anfühlen.

00:14:09: und dadurch entsteht etwas ganz ganz Wichtiges Raum!

00:14:15: Raum für Fokus, Raum für spontane Dinge und Raum für das Gute in deinem Leben.

00:14:24: Vielleicht ist das hier die wichtigste Frage, die du dir nach dieser Folge stellen solltest Was steht gerade im Kalender?

00:14:31: dass eigentlich gar nicht mehr da stehen müsste.

00:14:36: Ein Meeting, eine Verpflichtung?

00:14:39: Vielleicht einfach zu viele Dinge auf einmal so das du abwägen musst?

00:14:45: Kalenderminimalismus bedeutet nicht weniger zu leben.

00:14:47: es bedeutet nur bewusster zu entscheiden womit du deine Zeit füllst.

00:14:55: Wenn dir diese Folge gefallen hat dann tu mir einen Gefallen.

00:14:59: Überlege mit wem du diese folge teilen könntest Der auch gerade das Gefühl hat, dass sein Kalender ein bisschen zu voll geworden ist.

00:15:10: Und wir hören uns dann in der nächsten Folge.

00:15:13: Macht's gut!

00:15:15: Bis dahin.

00:15:16: Ciao ciao.